Sujava etäkokous helposti: viisi vinkkiä ensikertalaisille

Tässä on viisi käytännössä toimivaksi koettua keinoa, joilla saat teknisestikin epävarmat osallistujat mukaan ja pidettyä sujuvan etäkokouksen. Kaikki eivät ole sinuja uusimman tekniikan kanssa tai eivät ole ainakaan tottuneita etäkokousosallistujia. Jos tilanne on tämä, niin aloita näistä:

1. Valitse helpoimmin käytettävä ohjelmisto

Mitä yksinkertaisemmaksi aloituksen voi tehdä, sitä helpompi kokemattoman tai teknisesti epävarman osallistujan on tulla mukaan.

Helpointa ja toimintavarminta on klikattava linkki, josta kokoukseen pääsee. Tällöin osallistujan ei tarvitse asentaa ohjelmistoja.

Tämä ominaisuus löytyy helpoimmin Zoom.us tai whereby.com-palvelusta. Microsoft Teams-, Skype- ja Lync-ympäristöissä on sama mahdollisuus, mutta oma kokemukseni on, että niissä sisäänkirjautuminen on hitaampaa ja epävarmempaa kuin esimerkiksi Zoomissa.

Zoomissa osallistujille lähetetystä linkistä asentuu Zoom-ohjelma tietokoneelle tai kännykälle. Yhtä poikkeusta lukuunottamatta se on toiminut viimeisen kolmen vuoden aikana aina. Tämä poikkeus oli yliopisto, jossa tietoturvasyistä oli estetty ohjelmien asennus omalle koneelle, joten Zoom ei voinut asentaa tarvitsemaansa lisäosaa. Se vie hetken, joten kannattaa klikata linkkiä viitisen minuuttia ennen aloitusta. Sen jälkeen yhteys avautuu selaimeen. Ilmaisversiossa sessioiden kesto on rajoitettu 40 minuuttiin ja osallistujia voi olla 100.

Whereby.comissa linkin saa nopeasti verkkosivustolta. Ilmaisversiossa osallistujamäärä on rajoitettu neljään.

2. Soita ryhmäpuhelu kännykällä

Jos tietokoneen käyttö ei osallistujilta suju tai ole mahdollinen, niin soita ryhmäpuhelu. Se on osallistujille helppoa, kun heidän tarvitsee vain vastata puhelimeen. Jos on tien päällä, niin tämä on usein nopein ja kätevin vaihtoehto.

Android-puhelimessa se tapahtuu näin:

1. Soita ensimmäiselle osallistujalle.
2. Kun hän on vastannut ja puhelu on auki, valitse ”lisää puhelu”
3. Etsi yhteystiedoista seuraava osallistuja ja soita hänelle
4. Ensimmäinen puhelu menee pitoon, jolloin et kuule ensimmäistä osallistujaa
5. Kun toinen puhelu on auki, paina yhdistä. Puhelut yhdistetään.
6. Lisää kolmas osallistuja valitsemalla ”lisää puhelu”
7. Toista kohdat 3-5
8. Lopeta puhelun kaikilta painamalla punaista luuria

3. Opasta etäosallistumiseen ennakkoon

Lähetä kirjalliset ja kuvitetut ohjeet etukäteen. Harjoittele yhteyden ottamista epävarmojen osallistujien kanssa ennakkoon. Sopikaa vartin aika, jolloin etäyhteys käynnistetään, säädetään äänenvoimakkuus ja mikrofoni kohdilleen.

Pyydä osallistujia tulemaan etänä vartti etukäteen paikalle, jolloin voidaan vielä tarkistaa mikrofonit sekä jutella mukavia, kuten normaalissakin kokouksessa tehtäisiin.

Anna puhelinnumero, johon voi soittaa tai tekstata jos on ongelmia.

4. Käytä yhteistä työskentelydokumenttia

Etäokousta sujuvoittaa yhteinen työskentelydokumentti. Tässä voit käyttää Google Docsia, Dropbox paperia tai teknisesti kaikkein vaatimattominta ja samalla toimintavarmin on vanha kunnon Tieken muistio.

Jaa linkki sähköpostilla. Jokainen voi seurata asiakohtia, lukea taustat ja kirjata näkemyksensä siihen.

Esityslista toimii hyvänä runkona. Kirjoita otsikoiden alle kysymykset, joihin tarvitaan vastaukset. Näin tehtävänannot näkyvät kaikille ja voit pyytää jokaista kirjoittamaan kommenttinsa näkyviin, mikä varmistaa kaikkien osallistumisen.

Fokusoi osallistuminen otsikoilla, kuvilla ja graafeilla. Tee työskentelystä visuaalista!

5. Ohjeista ja aktivoi etäosallistujat

Ohjeista osallistujia:

• Estä äänen kiertäminen: käytä kuulokkeita ja mikrofonia tai kunnollista kokousmikrofonia
• Pidä mikrofoni pois päältä, kun et puhu
• Kerro nimesi aina puheenvuorosi alussa totutat muut osallistujat tunnistamaan äänesi.
• Hiljaisuus tarkoittaa että vastustaa/ei ole ymmärtänyt, joten on aktiivisesti kuitattava että on kuullut ja mitä mieltä on. Näin varmistamme kaikkien kuulluksi tulemisen ja asioiden ymmärryksen.
• jos et muuten saa puheenvuoroa, niin chatilla voi pyytää puheenvuoroa
• Keskity virtuaalitapaamiseen kuin kasvokkaiseen vuorovaikutukseen. Sulje sähköposti ja selaimen muut välilehdet.

Pidä kokouksen alkuun aloituskierros, jossa jokainen osallistuja moikkaa muita ja esimerkiksi kertoo mitä tarvitsee kokoukselta. Näin varmistat, että kaikki ovat aktiivisesti mukana. Keskustelu- ja päätöskohdissa kysy kaikilta. Puheenvuorot on helpointa jakaa, kun puhuttelet jokaista ihmistä nimeltä.

J.K. Jos haluat sparrausta ja koulutusta etäkokousten suunnitteluun tai tarvitset fasilitaattoria etätyöpajan järjestämiseen, ota yhteys:

lari(at ) osana.fi 0400 487 642