Comment j’ai appris à gérer mon stress par la gestion de projet

 C’est promis. Cet article ne sera pas un énième article sur le stress et le développement personnel au travail. Vous n’y trouverez rien sur l’intelligence émotionnelle, sur les relations interpersonnelles, sur le leadership d’impact… Non, rien de tout cela. Je ne me prétends pas un praticien de la gestion du stress. Cependant, je peux vous affirmer que les méthodes qui sont utilisées en gestion de projet m’ont été d’une aide inestimable pour gérer les émotions négatives qui me submergeaient lors de périodes intenses. Sans avoir besoin d’un important travail sur soi, une bonne méthodologie peut significativement faciliter la vie au travail. Laissez-moi vous expliquer comment et pourquoi.           

 Comprendre le stress au travail pour mieux le gérer

 Le stress est un phénomène d’adaptation naturel

Le stress est un état naturel qui nous permet de réagir vite face aux dangers. Il représente un processus indispensable d’adaptation de l’individu à son environnement quand celui-ci devient plus difficile. Le corps déclenche un ensemble de réactions physiques et psychologiques en réponse à une situation inhabituelle pour se protéger. Ces réactions agissent comme une alerte et nous permettent d’être en pleine possession de nos capacités. En effet, lorsque le stress est vécu comme un défi à surmonter, il peut même devenir un puissant stimulant. Il contribue à de meilleures capacités intellectuelles et nous rend plus efficace. Toutefois, il est nécessaire de surveiller le niveau de stress et veiller à ce qu’il ne s'installe pas sur la durée car ses effets sur le long terme peuvent être dramatiques.

 Le stress est dû à un décalage entre les attentes et la réalité

Le stress résulte souvent d’un décalage entre ce que l’on croit qu’on attend de nous et nos propres capacités à les accomplir. Lorsque les enjeux d’un projet sont importants, ou que les attentes sont très élevées, l’individu peut rapidement se sentir dépassé et impuissant face à la complexité de la mission. La crainte de ne pas être à la hauteur génère une collection d’émotions négatives : inquiétude, agacement, frustration, stress… 

Plus d’une fois il m’est arrivé d’accepter une action en entreprise alors que je ne me sentais pas capable de la gérer. Après plusieurs mois à courir dans tous les sens, le cœur battant, cette action se clôturait finalement plutôt bien mais au prix d’un stress que j’avais malgré moi communiqué aux autres. Et avant même d’avoir eu le temps de reprendre mon souffle, une nouvelle action enchaînait. J’étais devenu dépendant au stress, et à la libération orchestrée de ses nombreux signaux chimiques. Je ressentais une certaine euphorie lorsque le rythme s’intensifiait ou lorsque des imprévus venaient troubler le cours des événements. A court terme, dans une période de pression intense, ça pouvait même me faire plaisir de me sentir submergé. Mais après plusieurs jours de pression intense, je recommençais à angoisser, avoir des maux de tête, à ressentir des tensions, à faire des insomnies.

J’ai mis plusieurs années avant de comprendre que le problème ne venait pas de moi, de ma soi-disant “sensibilité”, non, le vrai problème était ma méthode de travail. 

 Le stress peut être le résultat d’un problème de posture et d’un manque de méthode

 Dans bien des cas, le stress est l’expression d’une peur de l’échec. Face à une situation contraignante ou à un objectif difficile à atteindre, nous avons tendance à en surévaluer la difficulté et à l’inverse, sous-estimer nos capacités. La propension à se sentir illégitime sur le long terme découle souvent d'un manque de confiance en soi, mais parfois témoigne d’un problème de posture face aux problème posées, et/ ou d’un manque de méthode structurée.

Cette compréhension m’est apparue en septembre 2019, alors que j’étais consultant, quelques mois avant d’intégrer Ynsect, alors que j’avais déjà plusieurs années d’expérience en gestion de projet. Je formais des équipes à la méthodologie de cadrage, de déploiement, de gouvernance… Je maîtrisais le sujet. C’est alors que je me suis rendu compte que je n'appliquais pas les principes premiers de la gestion de projet à mes propres actions… Le comble ! Alors que je me sentais dépassé, j’ai décidé de faire une pause, d’arrêter toutes mes actions, et de prendre du recul. Je devais concevoir l’ensemble de mes actions comme des « mini-projets » en appliquant à moi-même la même posture et la même méthode que j’enseignais.

Cela a modifié ma vision du stress que je ressentais, d’un ennemi qui me tourmentait, je suis parvenu à le concevoir comme un ami qui me demande de prendre du recul sur ce que je suis en train de faire.

 Comment j’ai vaincu mon stress par la méthode de gestion de projet

 Etape 1 : Sortir de la posture du ‘bon élève’

 La source originelle de mon stress venait d’un inconfort dans ma posture professionnelle. Je croyais, comme un ‘bon élève’, que l’on exigeait de moi que je trouve moi-même les solutions aux problèmes qui m’étaient posés. Or, une entreprise ne cherche pas à ce que ce soit nous qui trouvions seul les solutions, mais simplement à ce que des solutions soient trouvées. A la différence de l’école, peu importe qui a fait quoi et comment cela a été fait, ce qui importe, c’est le résultat avant tout. Et c’est exactement ce qu’apporte la culture du projet. Si je suis incompétent dans l’action précise qui m’est confiée, ce n’est désormais pas forcément un problème pour le projet en général. Mon rôle, en tant que chef de projet, ce n’est pas d’être compétent en tout, c’est de savoir mettre en œuvre les ressources nécessaires pour accomplir des objectifs. En concevant mes actions uniquement comme des objectifs à atteindre, l’angoisse de ma propre incompétence s’est largement dissipée !

Etape 2 : Le courage de poser des questions pour comprendre ce qu’on attend de nous

 Cela étant posé, ça ne nous dit pas toujours quels résultats sont attendus. D’autant que, très souvent, ceux-là ne sont pas clairs, et ce, pour diverses raisons. Il est possible d’avoir mal compris, mais il est aussi possible que mon management n’ait pas été assez clair, ou encore, et cette situation est plus commune qu’on le pense, des situations où personne ne sait vraiment ce qu’il faut faire. Peu importe. Il faut s’interdire de démarrer une quelconque action sans objectif défini. Pour cela, je me suis convaincu, grâce à la méthode de gestion de projet, de la légitimité de poser des questions, et d’autant plus quand je ne suis pas très compétent sur le sujet. Dit autrement, il est illégitime de s’imposer de faire quelque chose qu’on n’a pas clairement compris…

Faire diminuer son stress passe alors par une dose de courage car il n’est pas toujours simple de dire qu’on n’a pas compris, ce qui rejoint la posture du ‘bon élève’. Mais personnellement, le dépassement de cette crainte initiale a toujours été positive sur le long terme, car il ne peut être mal perçu par le management qu’on lui pose des questions … plutôt que de voir un travail mal réalisé.

 Etape 3 : La méthode projet pour établir un cadrage clair et partagé

 La méthode projet est une méthode très efficace pour diriger nos actions en entreprise. Elle a pour fonction de définir le périmètre des membres de l’équipe, les responsabilités de chacun, les étapes du projet, le calendrier… Elle permet de définir un plan d’action réaliste, d’optimiser les ressources, de garder un axe et des objectifs précis. C’est pourquoi, dès que je stresse, je m’en sers comme d’une check-list pour mieux comprendre ce qui bloque dans ce que je suis en train de faire. Et 99% du temps, c’est que je ne me suis pas posé méthodiquement les bonnes questions.

 Pour être en mesure de mener un projet, la première chose à faire est de bien le cadrer. Il est nécessaire que les parties prenantes définissent ensemble l’objectif, les délais, et fassent le point sur les ressources qui sont à leur disposition pour réaliser le projet. C’est seulement alors que l’entreprise pourra délimiter les périmètres de chacun et trouver les expertises nécessaires. Comme le terme le laisse entendre, le cadrage d’un projet va concourir à poser le cadre, et donc, les limites d’une démarche projet. La méthodologie de cadrage est généralement constituée de six axes :

• L’objectif : visant à décrire les attendus concernant l’amélioration souhaitée.
• Le périmètre d’action : visant à définir formellement ce qui est compris et exclu du champ du projet.
• La mesure de la performance : visant à fixer l'indicateur permettant de matérialiser le problème et de valider l'atteinte de l'objectif.
• Les délais : visant à fixer des contraintes temporelles au projet.
• Les ressources : visant à déterminer les ressources nécessaires et à fixer les limites financières.
• Les risques : visant à mesurer les risques.

 Certaines personnes perçoivent peut-être la méthodologie de cadrage comme une perte de temps. Pourtant, je peux vous assurer que les employés qui ont développé une méthode de travail en suivant mes conseils sont tous parvenus à combattre leur anxiété et à gagner en productivité ! La méthode de travail est à ne surtout pas négliger si vous voulez que votre entreprise réussisse.

 Ynsect,  responsable du bien-être au travail

 Chez Ynsect, nous avons à cœur d’offrir un cadre de travail sain et équilibré à nos employés. La santé mentale est au cœur de nos priorités. Afin d’assurer le bien-être de nos employés, nous avons mis en place une série de formations, ouvertes à tous, afin que chacun puisse acquérir une méthode de travail et appréhender les facteurs de stress au quotidien. Une formation de gestion de projet a été spécialement conçue pour aider les chefs de projet à améliorer leurs compétences et ainsi assurer la viabilité de leur projet. Cela fait seulement un an que la formation existe, et les résultats sont déjà très positifs. Les équipes ont une vision plus globale et claire des limites de leurs projets et l’énergie de chacun est mieux déployée. L’ambiance au travail est meilleure et nous avons gagné en efficacité !

 La formation en gestion de projet offre des outils indispensables pour permettre aux Ynsecters de mieux gérer leur stress au travail. Elle apporte un cadre au projet, et aide l’employé à atteindre ses objectifs plus rapidement et plus efficacement. Elle permet en outre, de favoriser la cohésion des équipes et ainsi créer un environnement de travail sain et productif.